イヤホン

web会議で気を付けるべきマナーとは?

この1年でweb会議はビジネスシーンにすっかり定着しました。

僕も毎日のようにweb会議を行っていますが、相手から伝わってくる音や画像などからマナーとして気を付けるべきだと感じていることを今回はお伝えしようと思います。

web会議は便利な反面、場の雰囲気や相手の様子がつかみずらいので、とくに自分の発信している音や画像をマナーとして捉えて気を配ることが重要です。

web会議マナーのポイントは音

web会議では音声のみの会議が比較的多く、画像ありというケースは少ないという方が多いのではないかと思います。

音声のみのweb会議マナーの最も重要なポイントは、マイクを通して相手に届けられる音に気を配るということです。

web会議でスマホやPCのマイクを使う時の注意点

web会議マナーで最も注意すべきなのは次の2つでしょう。

  1. 余計な雑音を発信して会議の邪魔をしないこと
  2. 自分の声が相手にはっきり伝わるようにすること

この2つは誰もが「そんなこと当たり前でしょ?」って思うんですが、実は意識して気を付けている人しかできていないと僕は感じています。

とくに音声だけの会議では、自分の声や周囲の音が相手にどう伝わっているのか自分では全く分かりません。

自分の声をマイクがどの程度集音しているか、また、マイクが余計な雑音をどれくらい集音して発信しているかは、自分の耳で確認のしようがないから気付いていない人が多いんですね。

web会議マナーを考えた時に心配になるのは、スマホやPCのマイクを使って会議に出席しているという人

スマホやPCのマイクは口元から距離があるので、自分の声を拾いにくい反面、声以外の雑音を拾いやすいという特徴があります。

web会議のNGマナーたとえばパソコンの横にスマホを置いてweb会議に参加し、スマホのマイクを通じて発言しながらPCのキーボードを操作したとします。

スマホのマイクはあなたの声よりもキーボードをたたく音や、それにともなって机がドコドコという音を拾ってしましまい、「うるさいなぁ」と思われている可能性が高いです。

机に置いたスマホのマイクって、キーボードの打鍵音や机の振動音を非常にクリアに拾ってしまうんですよね。

ましてや、発言した後にマイクをミュートにし忘れたりすると、キーボードをたたく音だけが大音量で発信され続け、会議の妨げにすらなってしまいます

社内の打ち合わせなら「ちょっと何とかして」って言えるんですが、それほど親しくない取引先だと会議の間ずっと我慢しなければならないなんてことも起こります。

自分が我慢するならまだしも、相手が我慢しているところを想像するとちょっと恐ろしくなりますよね。

スマホやパソコンの内臓マイクは、かなり声を張るか口元にマイクを近づけないと相手にクリアな音声が伝わりません

スマホやパソコンのマイクを使用する場合はよほど気を付けないと、「声は聞こえずらいし雑音はうるさいし、なんだか残念な感じの人だなぁ」という印象を相手に与えてしまうのです。

つまり、自分としては困っていないからという理由でスマホやパソコンの内臓マイクを使っている場合、知らず知らずのうちにweb会議マナーの悪い人になっているかもしれないってこと。

ヘッドセットかイヤホンマイクを使おう

あなたがリモート会議に参加する機会があるなら、web会議マナーとしてヘッドセットやイヤホンマイクを1つは持っておくべきです。

ヘッドセットやイヤホンマイクは、マイクが自分の口元の近くにくるので声を集音しやすいことと、マイクの性能によっては周囲の雑音を拾いにくくなるというメリットがあります

スマホやパソコンの内臓マイクは全指向性という種類のマイクが使われており、全方向からのあらゆる音をできるだけ集音しようとします

音声より近くで発生するキーボードの打鍵音やそれに伴って発生する机の振動音はより大きく集音し、周囲で発生する生活音などもできるかぎり集音しようとする特徴をもっているんですね。

web会議マナーを気にするのであれば、スマホやパソコンの内臓マイクを使うのではなく、ヘッドセットやイヤホンマイクの購入をおすすめするのはこのためです。

ヘッドセットやイヤホンマイクは、全指向性であってもマイクが口元に近いので音声が一番大きく集音でき、周囲の雑音は集音しにくいような形状に設計されています

また、ヘッドセットの中には一方向からの音だけを集音しやすいようにつくられた単一指向性マイクや、周囲の騒音を無効化するノイズキャンセリング機能を備えたマイクを搭載したものも販売されています。

Directivity

上の図はマイクの指向性を表したものです。

単一指向性マイクを搭載したヘッドセットは、マイクを口元に向けておけば周囲の雑音は集音せずに音声だけをより明瞭に相手に届けることができるようになるものです。

いっぽうノイズキャンセリングは以下の図のような仕組みになっています。

Noise Canceling出典:TIME&SPACE by KDDI

これはアクティブノイズキャンセリングという技術で、集音した音声以外の雑音に対して逆位相の音波をぶつけて雑音を消してしまうという技術です。

音楽用イヤホンの高価なモデルにはスピーカー側にこの技術が採用されていて、電車の中などでもクリアなサウンドが楽しめる商品が数多く発売されています。

この技術をマイク側に使用した商品を購入すれば、自分の声以外の騒音はカットして、相手にとってクリアな音声だけを送信できるということになるのです。

イヤホンマイクで単一指向性やノイズキャンセリングマイクを搭載した商品はほとんどありませんが、ヘッドセットなら両方の機能を搭載したものも販売されています。

一人暮らしなら生活音をそれほど気にする必要はありませんので、音楽も楽しめるイヤホンマイクがおすすめです。

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家族がいて生活音などが気になる方、とくに子供の声が気になる方などは単一指向性マイクやノイズキャンセリングマイクが搭載されたヘッドセットの購入をおすすめします。

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web会議マナーと子供の声

小さなお子さんがいらっしゃる方からは、web会議中に子供が泣いたり騒いだりしないか気が気ではないという声を多く耳にします。

web会議のたびに静かにしているよう言い聞かせはしても、子供相手にそこは限界がありますよね。

web会議マナーの中でも子供の声についてはそれほど気にすることはないと僕は思いますが、大事な会議の時などはやはり気になってしまうという方も多いでしょう。

web会議マナーとして子供の声が気になっているという方は、先程ご紹介した単一指向性マイクやノイズキャンセリングマイクを搭載したヘッドセットを用意することをおすすめします。

そのうえで、子供の声をなるべく集音しないような方向を向いて会議に参加しましょう。

たとえば以下の図のようなイメージです(単一指向性マイク搭載のヘッドセットを使っていると仮定します)。

子供の声を拾わない向き

通常、左の図のようにリモートワークを行う時に壁のほうを向いて座っている方が多いのではないでしょうか?

しかし、これでは単一指向性マイクを使っていたとしても自分の背後からの子供の声も拾いやすくなってしまっています。

逆に右の図のように壁を背にして座れば、正面から話しかけられてもマイクの指向性とは逆からの音となり集音しにくくなる、つまり相手には聞こえにくくなるのです。

このようにマイクの機能を理解して子供の声との位置関係をうまく調整すれば、相手に不快な印象を与えることなく、自分の声だけをはっきりと届けることが可能になるのです。

音に関するweb会議マナーでは、マイクの性能とその特質を理解したうえでの位置取りによって、かなり向上することができるということを覚えておいてくださいね。

web会議マナーでは映像にも注意が必要

あまり多くないとはいえ、ビデオをオンにした際のweb会議マナーへの対策も考えておく必要があります。

これは自分の表情を明るく見せるということと、部屋の中の余計なものが極力映らないような場所を確保しておくということにつきます。

明るい表情もweb会議マナーのひとつ

リモート会議ではスマホやパソコンのカメラを利用する方が多いと思いますが、映っているからOKと考えるのではweb会議マナーとしては不合格です。

とくにスマホを机の上に置いて自分の顔を映すと、どうしても顔を下から映すような角度になってしまい、採光が不十分で表情が暗く見えがちです。

画像が暗いと雰囲気まで暗い印象を相手に与える場合がありますので、できればカメラの位置は顔の高さと同じか少し上にすることをおすすめします。

カメラの位置が高くして顎を引けば、顔の輪郭もシャープに映るので見栄えも良くなります。

web会議マナーという程ではないかもしれませんが、やはり良い顔・良い表情で会議に出席したいものです。

スマホやパソコンのカメラを顔と同じ高さや上に設置するためには、スマホスタンドやパソコンスタンドを購入したり、スマホならケースをうまく活用する方法があります。

スタンド機能付きのスマホケースなら、下の図のようにパソコンやモニタ上部に引っ掛ければ、目線がだいぶ上を向くことになります。

24インチ程度の液晶ディスプレイの上部に引っ掛ければ、顔はほぼ正面に向けることができますのでスマホスタンドは必要ないでしょう。

スタンド機能付きスマホケース

なお、パソコンスタンドやスマホスタンドも安くて良い商品がたくさんありますので、おすすめ商品を紹介しておきます。

おすすめパソコンスタンド

 

LED照明でより明るい印象に

オフィスでweb会議に参加するときと比較して、自宅は画像が暗くなりがちです。

自宅の照明は通常部屋に1つですから、照明のほうを向いていたとしてもどうしても照度不足で表情が暗く見えがちなのです。

また、外を背にして座ったりしていると、部屋の中より外のほうが明るいので、顔に影ができて表情が分からないなんてことも。

社内の打ち合わせなら「まぁ、いいか」でも構わないと思いますが、社外の取引先や個人のお客様とのweb会議となるとそうもいきません。

これもweb会議マナーというよりは見栄えの問題では?と思われるかもしれませんが、画像を通して相手に与える印象は身だしなみと同じくらい大切なことではないでしょうか?

したがって、できれば仲の良い同僚の方に自分の画像の見栄えについて、率直な意見を求めてみることをおすすめします。

そこで照度不足が指摘された場合、おすすめはYouTuberが使っているLED撮影用ライトです。

5千円程度の価格の商品も多く、スマホスタンド兼用のものやライトを外すと自撮り棒になるようなもの、机にクランプで固定して利用するアームタイプのものまで結構な種類があります。

ライトの色を変更したり明るさを調節する機能も搭載されていますので、1つ持っていると「今日は見栄えよく映りたい」というweb会議に自信をもって参加することができますよ。

web会議用のポジションを確保しよう

web会議マナーの最後は、画像に余計なものが映り込まないようにすることです。

とくに普段音声のみのリモート会議が多い方は、急に映像ありになっても困らないように自宅の中でweb会議に参加する際のポジションを決めておくことが重要です。

web会議の場所最もおすすめなのは壁の前。無地の壁、もしくはちょっとおしゃれなオーナメントが飾ってあったりすると相手の印象もグッとアップします。

壁を背にすると部屋の中の余計なものが映り込む心配もありませんので、どこか1カ所web会議用の場所を確保しておきましょう。

部屋の中が丸見えになるのが嫌なのでカメラを机に置いて、なるべく上の方が映るようにしているという方も少なくないと思いますが、これだと先程申し上げた通り自分の表情が犠牲になります。

リモートワークは自宅で行うものなのである程度生活感のあるものが画像に映り込んでも仕方のないことだとは思います。

しかし、やはり仕事の一場面ですし、相手の視界から余計なものを排除する気遣いこそがweb会議マナーだといえるでしょう。

ただし、web会議のたびにわざわざ机の位置を移動するなんてことは不可能でしょう。

そこでおすすめなのが折り畳みの机を1台用意すること。

どのみち机は映りませんから、パソコンが置ければ十分なので高価な商品を買う必要はありません。

あくまでweb会議用と割り切って、出来るだけコンパクトに収納できるものを選ぶことをおすすめします。

web会議専用折り畳みデスク

web会議マナーで最も重要なのは、自分の声は相手にはっきり伝わるように、反対に雑音はなるべく相手に伝わらないようにすることです。

声や音の伝わり方は使っているマイクの性能次第。

スマホやパソコンに内蔵されているマイクをそのまま使っていると、自分の声以外の雑音、とくにキーボードの打鍵音が相手にけっこうな音量で伝わって不快な思いをさせることになります。

自分の出す音は自分には伝わらないので、キーボードの打鍵音は気付きにくいのですが、web会議マナーとしては最も気を付けて頂きたいことです。

これはヘッドセットやイヤホンマイクを使えばある程度解消できるので、web会議に参加するからには必要最低限の投資だと考えて、安いものでも構わないので1つは購入しておくべきでしょう。

また、子供の声や生活音などが気になる方は、単一指向性マイクノイズキャンセリングマイクなどが搭載されたヘッドセットを購入すれば、余計な音が相手に伝わることを大幅に削減することができます。

web会議マナーで次に大切なのは、相手に不快感を与えないような映像を配信するように気を配ること

テレビのアナウンサーではありませんが、明るい印象を相手に与え、余計なものが映り込まないような対策を事前に講じておくことが必要です。

カメラの位置を顔の正面以上の高さに設置し、照度が足りなければLEDライトなどでそれを補ないましょう

また、余計なものが映り込まない自宅内のポジションをあらかじめ決めて、折り畳みデスクを活用してリモート会議の時はそこに移動することも大切です。

web会議マナーは言いかえれば「音と画像の身だしなみ」です。

対策が不十分だと相手に暗い印象を与えてしまったり、だらしない人だなという評価につながったりしてしまう可能性も否定できません。

web会議マナーに気を配ることは、自分の評価を上げることにもつながりますので、ぜひ気を配って頂きたいと思います。